Der entscheidende Punkt:

Bei Begehungen wird beurteilt, ob der Arbeitsschutz in der Praxis umgesetzt ist, wie er organisatorisch eingebunden ist, wie Maßnahmen dokumentiert werden und ob regelmäßige Überprüfungen nachvollziehbar (also dokumentiert) erfolgen.

Was wichtig ist, wenn eine Arbeitsschutzbehörde die Praxis besucht:

Wenn eine Aufsichtsbehörde – etwa die Bezirksregierung oder die Berufsgenossenschaft – eine Praxis aufsucht, geht es weniger um einzelne Dokumente als um den Gesamteindruck der Organisation.

Zentral ist dabei eine klare Begleitung des Termins: Die Aufsichtspersonen sollten durch die für den Arbeitsschutz verantwortliche Person begleitet werden – in der Regel durch die Praxisinhaberin oder den Praxisinhaber bzw. eine offiziell benannte Vertretung.
Eine zusätzliche Begleitung durch weitere Funktionsträger kann sinnvoll sein, etwa durch Sicherheitsbeauftragte, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder den Betriebsarzt. Bei größeren Praxen oder besonderen Konstellationen können auch weitere benannte Personen eingebunden sein, etwa aus dem Qualitätsmanagement oder der Personalorganisation.

Ebenso wichtig ist die Art der Kommunikation. Eine sachliche, offene und kooperative Gesprächsführung ist entscheidend – auch dann, wenn Mängel angesprochen werden oder der Besuch unangekündigt erfolgt.
Fehler oder Unstimmigkeiten sind statistisch betrachtet nichts Ungewöhnliches. Entscheidend ist, wie strukturiert und konstruktiv damit umgegangen wird und ob erkennbar ist, dass Korrekturen vorgesehen sind.

Die begleitenden Personen sollten mit den Abläufen des Arbeitsschutzes vertraut sein. Relevante Unterlagen müssen zeitnah verfügbar sein.

Was im Praxisalltag gut funktioniert, ist nicht immer vollständig oder nachvollziehbar dokumentiert.

Genau hier liegt der entscheidende Punkt bei Arbeitsschutzbegehungen.
Denn geprüft wird nicht nur, ob Arbeitsschutz gelebt wird – sondern auch,

• wie er organisatorisch eingebunden ist
• ob Zuständigkeiten klar geregelt sind
• wie Maßnahmen dokumentiert werden
• und ob regelmäßige Überprüfungen nachvollziehbar festgehalten sind

Typische Fragen bei einer Begehung sind zum Beispiel:

• Sind die Zuständigkeiten im Arbeitsschutz klar festgelegt?
• Wissen alle Mitarbeitenden, wo Notfall-, Erste-Hilfe- und Brandschutzinformationen zu finden sind?
• Sind Unterweisungen aktuell und dokumentiert?
• Werden Arbeitsunfälle und auch Beinahe-Unfälle systematisch erfasst und ausgewertet?

Viele Praxisinhaber erleben dabei keine fachlichen Probleme – sondern reine Dokumentations- und Strukturfragen.

Welche Unterlagen sollten bei einer Begehung aktuell und vollständig sein?

Im folgenden Überblick erfahren Sie, welche Dokumente bei einer Arbeitsschutzbegehung in Arztpraxen typischerweise geprüft werden – und worauf besonders geachtet wird.

Häufige Gründe für eine Arbeitsschutzprüfung

Eine Überprüfung kann erfolgen durch:

• turnusmäßige Begehungen

• Beschwerden von Mitarbeitenden

• meldepflichtige Arbeitsunfälle

• anlassbezogene Kontrollen

• Prüfungen im Zusammenhang mit QM-Audits

Gefährdungsbeurteilung in der Arztpraxis

Die Gefährdungsbeurteilung bildet die Grundlage jeder Arbeitsschutzprüfung (§§ 5–6 ArbSchG).

Geprüft werden insbesondere:

• vollständige Gefährdungsbeurteilung aller Arbeitsbereiche

• Berücksichtigung von Mutterschutz & psychischer Gefährdung

• dokumentierte Maßnahmen

• regelmäßige Wirksamkeitskontrolle

Typische Unterlagen:

• Flucht- und Rettungspläne

• Notfall- und Erste-Hilfe-Pläne

• Betriebs- und Arbeitsanweisungen

Unterweisungen im Arbeitsschutz

Bei einer Begehung wird überprüft, ob Mitarbeitende regelmäßig unterwiesen wurden.

Typische Themen:

• Arbeitsschutz

• Hygiene

• Brandschutz

• Gefahrstoffe

• praxisindividuelle Risiken

Wichtig ist die nachvollziehbare Dokumentation der Unterweisungen inklusive Datum, Inhalte und Unterschriften.

Gefahrstoffverzeichnis gemäß TRGS 400

Ein häufiger Prüfschwerpunkt ist das Gefahrstoffmanagement. Das Gefahrstoffverzeichnis muss mindestens enthalten:

• Produkt- oder Handelsname

• Einstufung nach CLP-Verordnung (H- und EUH-Sätze)

• verwendete Mengenbereiche

• betroffene Arbeitsbereiche

• Verweis auf Sicherheitsdatenblätter

Alle relevanten Angaben müssen den Beschäftigten zugänglich sein.

Gegebenenfalls erforderlich:

• ergänzende Expositionsdatenbanken
  (z. B. bei krebserzeugenden Stoffen oder Strahlenexposition)

Dokumentations- und Nachweisstrukturen

Prüfer erwarten eine klare und strukturierte Dokumentation, z. B.:

• Arbeits- und Betriebsanweisungen

• Unterweisungsnachweise

• Gefahrstoffdokumentation

• arbeitsmedizinische Vorsorgeunterlagen

• Brandschutzunterlagen

• Unfallnachweis

Arbeitsmedizinische Vorsorge

Geprüft werden:

• Vorsorgekartei gemäß ArbMedVV

• Nachweise über Pflichtvorsorgen

• Dokumentation angebotener Vorsorgen

Arbeitsschutzausschuss (ASA)

Ab 20 Mitarbeitenden verpflichtend:

• Zusammensetzung des ASA

• Sitzungsprotokolle

• regelmäßige Durchführung

Prüfpflichtige Geräte und Anlagen

Kontrolliert werden:

• Geräteübersicht

• Prüfnachweise

• Prüffristen und nächste Termine

Unternehmerpflichten & Qualifikationen

Nachweise über:

• schriftliche Pflichtenübertragung

• Ersthelfer

• Brandschutzhelfer

• Sicherheitsbeauftragte

• fachkundige Prüfer

Unfalldokumentation

Hierzu zählen:

• Verbandbuch

• Unfallanzeigen (auch Beinaheunfälle)

• Unfallanalysen bei meldepflichtigen Ereignissen

• Konzepte zur psychischen Belastung

Fazit für die Praxis

Bei Begehungen wird nicht erwartet, dass alles fehlerfrei ist. Erwartet wird jedoch, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt, Abläufe nachvollziehbar organisiert und Maßnahmen dokumentiert sind.
Ein strukturierter Arbeitsschutz zeigt sich nicht in einzelnen Ordnern, sondern im Zusammenspiel von Organisation, Unterweisung, Dokumentation und regelmäßiger Überprüfung.

Eine erfolgreiche Arbeitsschutzprüfung basiert auf:

• vollständiger Dokumentation

• aktueller Gefährdungsbeurteilung

• strukturierten Unterweisungen

• klaren Verantwortlichkeiten

Ein gut organisiertes Qualitätsmanagement erleichtert die Umsetzung erheblich und sorgt für Rechtssicherheit im Praxisalltag.

Viele Praxisinhaber unterschätzen, welche Bedeutung Struktur und Nachweise haben – nicht aufgrund fehlenden Arbeitsschutzes, sondern weil bestehende Abläufe oft nicht dokumentiert sind. Die Herausforderung liegt nicht in der Umsetzung, sondern in der systematischen Erfassung der bereits etablierten Sicherheitsmaßnahmen.

Eine Checkliste hilft dabei

Genau dabei unterstützt eine praxisnahe Checkliste Arbeitssicherheit, die ich speziell für Arztpraxen erstellt habe. Sie orientiert sich am BGW-Orga-Check und an realen Begehungen – ohne Fachbegriffe, ohne juristische Sprache.

Eine Online-QM-Beratung zum Arbeitsschutz lässt sich flexibel in den Praxisalltag integrieren und ermöglicht eine strukturierte, zeit- und ressourcenschonende Unterstützung.

Inhalte und Dokumentation werden gezielt am individuellen Praxisbedarf ausgerichtet und praxisnah umgesetzt.

Die Beratung bei Phlebo-Live erfolgt durch Carola Töpfer, TÜV-geprüfte Qualitätsauditorin und Qualitätsbeauftragte, Leiterin des Fachbereichs Qualitätsmanagement der AG Arbeitsmedizin der Deutschen Gesellschaft für Phlebologie und Lymphologie sowie bei der BAFA gelistete QM-Beraterin (BAFA-ID: 203405).
Damit erhalten Arztpraxen eine qualifizierte, praxisnahe und förderfähige Unterstützung – auch im Bereich Arbeitsschutz.

Wussten Sie schon: Hilfe zum Thema Arbeitsschutz von QM-Experten sind unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig:

Hinweis: Maßnahmen zum Arbeitsschutz sind fester Bestandteil einer Qualitätsmanagement-Beratung in Arztpraxen. Dazu zählen unter anderem die strukturierte Organisation des Arbeitsschutzes, die Dokumentation von Unterweisungen sowie die Vorbereitung auf Begehungen.

Diese Leistungen können unter bestimmten Voraussetzungen über das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) gefördert werden, sofern die Beratung durch einen bei der BAFA gelisteten Qualitätsmanagement-Berater erfolgt. Phlebo-Live Qualitätsmanagement ist bei der BAFA gelistet.

Je nach Standort der Praxis sind dabei Zuschüsse von 50 % bis zu 80 % der Beratungskosten möglich. Die Förderung unterstützt Praxen dabei, bestehende Strukturen sichtbar zu machen und rechtssicher weiterzuentwickeln.

BAFA Förderkriterien

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Gender-Information: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformulierungen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.