Qualitätsmanagement starten – mit 3 einfachen Schritten
Easy-QM: 3 Schritte für einen entspannten Einstieg ins Praxis-QM
„Wir brauchen QM – aber wo sollen wir anfangen?“
Diese Frage höre ich fast täglich in Arztpraxen und Kliniken.
Die gute Nachricht: Der Einstieg ins Qualitätsmanagement muss weder kompliziert noch zeitfressend sein.
Mit diesen drei konkreten Schritten schaffen Sie den Überblick – und legen das Fundament für ein funktionierendes QM-System:
1. Prozesse sichtbar machen – mit System und Struktur
Bevor Sie mit QM-Dokumenten beginnen, brauchen Sie erstmal eines: Überblick:
Listen Sie alle wichtigen Abläufe in Ihrer Praxis auf.
Dafür gibt es erprobte QM-Checklisten, mit denen Sie strukturiert und zeitsparend vorgehen.
Oft wird dabei erst sichtbar, wo es bereits funktionierende Abläufe gibt – und wo dringend nachgesteuert werden muss.
Die wichtigsten Kategorien in Ihrer Checkliste sollten sein:
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Praxisorganisation & Zuständigkeiten:
Organigramm, Stellenbeschreibungen, Dienstpläne, Urlaubsregelungen, Verantwortlichkeiten -
Praxisindividuelle Planung:
Qualitätsziele, Jahresplanung, Teambesprechungen, Schulungen, Patientenbefragungen -
Kernprozesse:
Terminvergabe, Diagnostik, Behandlung, Dokumentation, Datenschutz -
Delegierbare ärztliche Leistungen:
z. B. Blutentnahme, EKG, Infusionen, Injektionen, Spirometrie, ABI-Messung
➤ Für jede dieser Tätigkeiten ist eine spezielle Arbeitsanweisung erforderlich – und genau dafür gibt es in meinem Shop fertige Vorlagen -
QM-relevante Zusatzbereiche:
Hygiene, Notfallmanagement, Datenschutz, Arbeitsschutz, Brandschutz, Schulungen, Geräte, Formblätter
Beim Ausfüllen erkennen viele Praxisteams zum ersten Mal, wie viele Leistungen tatsächlich delegiert werden – ohne formale Absicherung (fundierte Arbeitsanweisungen, Einweisungsprotokolle der delegaten und Schulungsnachweise) – aber auch wo es in der täglichen Arbeit bereits funktionierende, aber nicht dokumentierte Abläufe gibt. Lesen Sie dazu auch meinen Beitrag über delegierbare Ärztliche Leistungen.
2. Dokumentieren, was zählt – und zwar Schritt für Schritt
Dokumentieren Sie Ihre Kernprozesse – verständlich & rechtssicher.
Erstellen Sie zu allen wichtigen Tätigkeiten klare Arbeits- oder Verfahrensanweisungen – besonders bei delegierten ärztlichen Leistungen wie Blutentnahme, EKG oder Infusion.
Risikomanagement und Patientensicherheit gehören hier unbedingt mit rein.
Die sogenannten Kernprozesse (also z. B. Terminvergabe, Diagnostik, Behandlung, Dokumentation) werden idealerweise in Form von Prozessbeschreibungen festgehalten – sie sind das Herzstück Ihrer Praxis.
Dabei gilt: Nicht alles auf einmal! Beginnen Sie mit den Tätigkeiten, die häufig vorkommen, risikobehaftet sind oder klare gesetzliche Vorgaben erfüllen müssen. Zum Beispiel:
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Arbeitsanweisungen (AA) für Blutabnahmen, Impfungen oder Injektionen
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Verfahrensanweisungen (VA) für Hygiene, Datenschutz, Notfallmanagement
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Checklisten (CL) für das OP-Zimmer, die Kühlschranktemperatur oder den Notfallkoffer
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Formblätter (FB) für Schulungsnachweise, Patienteninformationen oder Gerätekontrollen
3. Bleiben Sie aktuell
Ein QM-System lebt davon, dass es gepflegt wird.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie Ihr System überprüfen – idealerweise mit einer Audit-Checkliste, die sich an der QM-Richtlinie des G-BA orientiert.
Diese Checkliste umfasst z. B.:
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Patientensicherheit, Hygiene, Datenschutz
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Mitarbeiterschulungen & Verantwortung
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Dokumentenstand & Aktualität
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Fehler- und Beschwerdemanagement
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Umsetzung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Delegation, Leitlinien)
Fazit: Kein QM zu haben ist komplizierter, als eins aufzubauen
Die gute Nachricht: Sie müssen kein QM-Experte sein, um zu starten.
Mit der richtigen Checkliste, gezielten Dokumenten und einem klaren Fokus auf das Wesentliche schaffen Sie ein funktionierendes, lebendiges QM-System – Schritt für Schritt.
QM lebt von der Pflege. Ein einfacher jährlicher Check mit einer Audit-Checkliste reicht oft schon, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben und sich bei Begehungen sicher zu fühlen.
Mein Extra-Tipp für Sie:
Viele gute QM-Checklisten finden Sie kostenlos auf der Website der KBV. Wenn Sie zusätzlich auf praxiserprobte Vorlagen und sofort einsetzbare QM-Dokumente zugreifen möchten, schauen Sie gerne in meinem Online-Shop vorbei.
QM kann einfach sein – wenn man weiß, wie man anfängt.
Und das Beste: Die wichtigsten Bausteine dafür gibt es schon – Sie müssen sie nur noch einsetzen.